Mengendalikan Fungsi Manajemen

a.       Definisi Controlling (Pengendalian/Pengawasan)

Menurut Usury dan Hammer pengendalian adalah sebuah usaha sistematik dari manajemen untuk mencapai tujuan dengan membandingkan kinerja dengan rencana awal kemudian melakukan langkah perbaikan terhadap perbedaan-perbedaan penting dari keduanya. Sementara itu, Robert J. Mocker mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan–tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.” Di sisi lain, Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan. Selain itu Herujuito mengemukakan controlling yaitu kegiatan menyesuaikan antara pelaksanaan dan rencana-rencana yang telah ditentukan.

Jadi, controlling adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk membandingkan kinerja karyawan dengan rencana awal yang sudah ditetapkan, kemudian mengoreksi serta memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam menjalankan rencana tersebut.

b.      Langkah-langkah dalam Kontrol

Dalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan langkah-langkah seperti berikut ini :

1.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.

2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

3.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.

4.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

c.       Tipe-tipe Kontrol dalam Manajemen

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

1.       Pengendalian dari dalam Organisasi (Kontrol Internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal controll), misalnya unit kerja inspektorat jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

2.       Pengendalian Luar Organisasi (Kontrol Eksternal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh aparat/unit pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya konsultan pengawas, akuntan swasta, dan sebagainya.

3.       Pengendalian Preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

4.        Pengendalian Represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post-audit).

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi. Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:

1.       Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tindakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi:

1.      Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.

2.      Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.

3.      Pengawasan pendahuluan modal

4.      Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

2.       Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka. Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

·         Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

·         Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.

3.       Pengawasan Feedback (feedback control)

Sifat kas dari metode-metode pengawasan feedback (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feedback yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

1.      Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

2.      Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)

3.      Pengawasan Kualitas (Quality Control)

4.      Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

d.      Control Process Management

Control process management adalah suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan dalam pengendalian manajemen. Pengendalian tersebut meliputi pengendalian formal dan informal.

Dalam proses pengendalian manajemen yang baik sebaiknya formal, akan tetapi sifat pengendalian informal pun masih banyak digunakan untuk proses manajemen. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan antara satu dengan lain, terdiri dari proses :

·         Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

·         Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

·         Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

·         Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Sumber Referensi:

Anonim. 2013. Mengendalikan Fungsi Manajemen. [Online]. Tersedia: http://sebutsajateratai.blogspot.com/2013/10/mengendalikan-fungsi-manajemen.html. Diakses pada 17 November 2013

Anonim. 2013. Periode II Tugas Mengendalikan. [Online]. Tersedia: http://tamiareso.blogspot.com/2013/10/periode-ii-tugas-mengendalikan-fungsi.html. Diakses pada 17 November 2013

Armen. 2013. Mengendalikan Fungsi Manajemen. [Online]. Tersedia: http://suparman-parmen.blogspot.com/2013/10/mengendalikan-fungsi-manajemen.html. Diakses pada 17  November 2013

Risnawati. 2013. Psikologi Manajemen Tugas 2. [Online]. Tersedia: http://riisnaiina.blogspot.com/2013/10/psikologi-manajemen-tugas-2.html. Diakses pada 17 November 2013

Rizky, A.Q. 2012. Fungsi Manajemen Pengendalian. [Online]. Tersedia: http://arenamateribelajar.blogspot.com/2012/11/fungsi-manajemen-pengendalian.html. Diakses pada 17 November 2013